DESAFÍOS: Mejorar la eficiencia operativa en Genesis Analytics mediante la automatización y mejora de herramientas de Google. Integrar sistemas antiguos con tecnologías modernas y facilitar la manipulación y gestión avanzada de datos.

Genesis Analytics, una destacada empresa sudafricana, se enfrentaba al desafío de modernizar y uniformar sus operaciones utilizando las herramientas de Google. Buscaban no solo una transición eficiente de sistemas antiguos a soluciones más avanzadas, sino también una mejora en la presentación y gestión de sus documentos y propuestas comerciales.

Para enfrentar estos retos, implementamos mejoras sustanciales en las herramientas de Google, con un enfoque particular en Google Docs. Desarrollamos plantillas personalizadas y sistemas automatizados que revolucionaron la creación, mantenimiento y representación de la imagen corporativa en cientos de propuestas comerciales. Entre estas mejoras, destacan:

Automatización de Firmas y Documentación: Facilitamos la firma de documentos y la inclusión de PDFs corporativos dentro de los documentos, inclusion imágenes corporativas y logos dentro de las propuestas almacenadas en Google Drive, asegurando una presentación coherente y profesional y de facil acceso y aplicacion.

Creación de Tablas y Textos Corporativos: Desarrollamos automatimos para la creacion de tablas de abreviaciones (escaneando y idenficiando abreviaciones presentes en las propuestas) y sistemas para la inclusión fácil de textos corporativos estandarizados, facilitando la creacion de las propuestas.

Templates Personalizados: Creamos plantillas genéricas como tambien específicas para ciertos clientes, permitiendo una personalización eficiente y manteniendo la consistencia en la marca y en los requisitos y formatos solicitados por sus clientes.

Además, desarrollamos aplicaciones web internas para una gestión y manipulación de datos más fluida, integrando sin contratiempos sistemas antiguos con las nuevas tecnologías, lo cual se reflejó directamente en la creación de propuestas. Estas mejoras no solo resultaron en una reducción significativa del tiempo dedicado a cada propuesta, sino que también aumentaron la productividad y facilitaron el acceso a la información.

DESAFÍOS: Convertir urgentemente todos los cursos presenciales en cursos virtuales (debido al COVID19), integrar su sistema de gestión con el entorno de Google y desarrollar nuevos procesos. 

Debido a la pandemia del COVID19 el Liceo Cultural Británico decidió actuar rápidamente y convertir todos los cursos presenciales (+850 cursos en 16 sedes diferentes) a cursos online para que sus alumnos/docentes pudieran continuar educándose/educando desde sus hogares. 

En un plazo de 10 días logramos tener a las 16 diferentes sedes funcionando en este nuevo formato 100% virtual. Creamos más de 12,000 usuarios para alumnos, transferimos todos los cursos a aulas virtuales con Google Classroom. También se crearon entornos virtuales de videollamadas exclusivos a cada curso utilizando Google Meet (Google mismo, pocos meses después, integro Meet a Classroom). Grupos de trabajo específicos para cada cursos y docente. Con Google Sites se creo la intranet con +20 video tutoriales para docentes y alumnos, FAQ (Preguntas Frecuentes) y buenas prácticas, todo enfocado principalmente al acceso y uso de Google Classroom y Google Meet, para hacer la transición al entorno virtual lo más fluido posible. Formamos al personal administrativo de cada una de las 16 sedes sobre el uso de la consola de administración.

Posteriormente desarrollamos un sistema centralizado de creación y actualización de aulas virtuales, movimientos de alumnado y profesorado, altas y bajas de usuarios, eventos de calendario, breakout rooms, envíos de correos y notificaciones automáticas, junto a la creación de diferentes reportes diarios para cada una de las sedes. 

En 2022 y 2023 hemos seguido trabajando en la automatización de procesos y se ha logrado automatizar casi por completo los mismos, lográndose ahorrar más de 2500 horas/hombre anuales a los departamentos administrativos de las diferentes sedes.

DESAFÍOS: Modernizar el Programa de Capacitación Informática (PCI) para jóvenes y familias de escasos recursos, con múltiples sedes, y ofrecer apoyo a las escuelas y otros proyectos dentro del área de RSE.

Se formó a todos los docentes y se cambió la currícula de casi todos los cursos impartidos por el PCI para que enseñen y utilicen predominantemente tecnología en la nube de Google. No solo por las ventajas de la nube sino que es fundamental enseñar tecnologías de acceso gratuito para que los alumnos puedan practicar lo aprendido en sus casas y desde cualquier dispositivo, por muy humilde que fuera el mismo (sin comprar software, sin descargas ni actualizaciones).  

Dimos charlas en Escuelas sobre el uso de Google Workspace para Educación y cursos rápidos a emprendedores para que entendieran las ventajas de trabajar de la nube y el impacto que puede tener en el crecimiento de sus emprendimientos. El PCI seguirá brindando apoyo continuo tanto a las escuelas como a los emprendedores para seguir formándolos en sus diferentes sedes. 

DESAFÍOS: Unificar plataformas, mejorar la comunicación entre las múltiples sedes y sus clientes. Solucionar problemas de SPAM de correos electrónicos.

Implementando Google Workspace (4 dominios diferentes y sus respectivas migraciones) se logró centralizar a toda la empresa (3 países y 6 sedes) dentro de un único entorno, eliminando costes innecesarios y simplificando enormemente la administración de tantos usuarios, grupos, carpetas y documentos compartidos. 

Todas las sedes pasaron a utilizar la misma herramienta de correo (aun teniendo sistemas operativos diferentes) y se crearon múltiples Grupos de Google (inbox colaborativos entre ellos) para simplificar las comunicaciones entre los diferentes departamentos y mejorar la rapidez, seguimiento y colaboración en las comunicaciones con sus clientes. Los problemas de SPAM experimentados en el pasado desaparecieron al implementar Google Workspace. 

Mediante una serie de formaciones remotas pudimos formar a todo el personal (dispersos en diferentes ubicaciones y zonas horarias) casi en simultáneo bajando costes y reduciendo al mínimo las disrupciones en sus labores diarias. 

DESAFÍOS: Ayuda en la adopción interna de Google Workspace. Gestión académica (notas, asistencias y ficha de los alumnos), administrativa (pagos, cobros) y reportes en tiempo real al directorio.

Brindamos apoyo con la implementación de Google Workspace (principalmente en el uso de Grupos de Google y Calendarios compartidos) e impartimos formaciones en el uso de de las herramientas y dispositivos en el aula. 

Para mejorar la gestión académica creamos un sistema de hojas de cálculo donde cada docente ingresa las notas de cada asignatura/alumno y comentarios personalizados. Automáticamente se generan boletines de notas digitales para cada alumno, cruzando la información con el sistema digital de asistencia y otras fuentes de información se crea la ficha del alumno que también se actualiza en tiempo real. Logramos disminuir enormemente la carga horaria de docentes y del personal administrativo, evitando errores, duplicidades y ante todo obtener información inmediata sobre la evolución académica de los alumnos.

Colaborando con el personal administrativo creamos nuevos procesos de gestión para la carga, análisis y monitoreo de, entre otras cosas, las cuotas mensuales de las familias y los impagos. 

Se generar reportes automatizados basados en los subsistemas previamente mencionados, para que el directorio de la Fundación esté informado, en tiempo real, sobre la gestión y situación financiera de la entidad, y resúmenes  académicos de los diferentes niveles educativos

DESAFÍOS: Implementar Google Workspace y lograr una adopción adecuada por parte de los docentes que no pueden formarse en horario curricular. 

El colegio hacía algunos años que tenían acceso a Google Workspace pero no sabían realmente cómo utilizar las herramientas. 

Posterior a la formación de Nivel Inicial a toda la plantilla, durante el siguiente año se utilizaron dos métodos diferentes de formaciones presenciales y mediante videollamadas. 

(1) "Formación de formadores": Un grupo selecto de 5 docentes recibió formación semanal continua en diferentes prácticas en el uso intermedio y avanzado de cada herramienta. Este grupo de docente se convirtió en referentes Google dentro de la escuela y brinda apoyo continuo semanalmente al resto de docentes. 

(2) "Sesiones abiertas": Se realizaron sesiones abiertas presenciales y mediante videollamada para que docentes y personal administrativo pudieran recibir apoyo en solucionar problemáticas diarias con el uso de Google Workspace: enfocadas a solucionar casos reales propuestos por los docentes y administrativos. Estas sesiones abiertas se realizaron, durante un año, en horarios y días diferentes todas las semanas para que todos los docentes tuvieran la posibilidad de participar.